Destek taleplerini dışa aktarma, destek taleplerindeki verilerin ayrıntılı analizi için düşünülmüştür. Destek taleplerini dışa aktarma sonucu yapabilecekleriniz:
1. İstenen bir zaman aralığında alınan destek talebi sayısını görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, bugün veya herhangi bir günde kaç destek talebinin alındığını görebilirsiniz.
2. İstatistiksel verileri görüntüleyebilirsiniz: destek talebinin alındığı saati ve tarihi, son yanıtın saatini ve tarihini, ilk yanıt süresini, kapatılma süresini, destek talebinin kapatılması için verilen yanıt sayısını, temsilci yanıtlarına verilen memnuniyet puanlarını, memnuniyet puanlarına ilişkin yorumları.
3. Destek talebi parametrelerini görüntüleyebilirsiniz: kayıt numarasını, konusunu, sorumlu temsilciyi, alıcıyı, göndereni, durumu, önceliği, grubu, etiketleri.
4. Özel verileri görüntüleyebilirsiniz: hem destek talepleri hem de müşteriler için oluşturulan özel veri alanlarındaki verileri.
Birçok müşterimiz dışa aktarma işlevselliğini çeşitli Excel (esnek filtrelemeye ve kapsamlı analize olanak tanıdığı için) raporları hazırlamak için kullanır.
Dışa aktarma işlemi temsilci hesabının sağ üst köşesindeki simge aracılığıyla başlatılır:
Dışa aktarma sırasında destek talepleri listesinde ayarlanan filtre değerlerinin dikkate alındığını unutmayın:
Dışa aktarma simgesi tıklandığında, istenen zaman aralığını ve veri alanlarını seçmenize olanak tanıyan kalıcı bir pencere açılır:
Dışa aktarılan liste yalnızca seçili alanların verilerini içerecektir:
Dışa aktarılacak olan listeye hem standart hem de özel veri alanlarını eklemek mümkündür:
Dışa aktarmada dikkate alınacak zaman aralığı için kriteri hem destek talebinin oluşturulma zamanı olarak hem de destek talebindeki son yanıtın zamanı (müşteri/temsilci) olarak belirlemek mümkündür.
Dışa aktarma başlatıldığında, sistem önce veritabanından gerekli tüm destek taleplerine ait verileri çeker, ardından da dosyayı oluşturur. Her iki aşama zor ve zaman alıcı süreçlerden oluştuğu için, çok sayıdaki destek talebinin (içerdikleri verilerinin) dışa aktarıldığı durumlarda işlem uzar — lütfen sabırlı olun.
Destek talepleri listesi CSV veya XLS biçimde dışa aktarılabilir. On binlerce satırlık bir büyük boyuttaki XLS dosyası oluşturma işlemi uzun sürebileceği için, 10.000'den fazla destek talebini kapsayan dışa aktarmalarda sistem listeyi varsayılan olarak (biçim seçiminize bakılmaksızın) bir CSV dosyası biçiminde oluşturur: CSV dosyası hem çok daha hızlı oluşturulur hem de tüm hesap tablolarda işlenebilir.
Dışa aktarma sırasında destek talepleri listesinin mevcut durumunun dikkate alındığını belirtmekte fayda var. Örneğin, yeni bir destek talebinde 31 Ekim'de "A" adında sorumlu bir temsilci atandı, 1 Kasım'da sözü geçen destek talebinde "A" adında sorumlu temsilci "B" adında sorumlu temsilci ile değiştirildi; 2 Kasım'da dışa aktarılan listedeki sorumlu temsilci alanında "B" adında temsilci görüntülenir.