Deskie'deki kopya ve gizli kopya özelliğinin ayrıntılarına girmeden önce ne olduklarını anlamaya çalışalım.
E-posta alıcı türleri
To: (kime) — birincil alıcı.
Cc: (kopya, karbon kopya) — ileti kopyasının gönderildiği ikincil alıcılar. Hem birincil alıcı hem de "Сс" alanındaki alıcılar birbirlerinin e-posta adreslerini görebilirler.
Bcc: (gizli kopya, gizli karbon kopya) — ileti kopyasının gönderildiği ikincil alıcılar. Bu alanda belirtilen tüm e-posta adresleri gizli tutulur.
Kullanım örnekleri
a) Müşteri yardım talebinde bulunur. Yanıtlarınızı hem kurumsal hem de kişisel e-posta hesaplarına göndermenizi rica eder. Herhangi bir e-posta hesabı üzerinden yazışmayı görüntüleyebilmesini ve yazışmaya devam edebilmesini sağlamak için, "Сс" alanında kişisel e-posta adresini belirtirsiniz.
b) Müşteri danışmanlık/destek/geliştirme için ödeme yapar. Şirketinin (müşterinin) çalışanlarıyla düzenli olarak iletişim kurarsınız. Tüm yanıtlarınızı görebilmesini (ve gerekirse devreye girmesini) ve sunduğunuz hizmetlerin kalitesini değerlendirebilmesini sağlamak için, "Сс" alanında kendisinin e-posta adresini belirtirsiniz.
c) Yönetici, VIP müşterilere sunulan desteği izlemek ister. Yöneticinin bilgi sahibi olmasını (temsilci yanıtlarını ve yazışma geçmişini görebilmesini) sağlamak için, bu müşterilerden alınan destek taleplerini yanıtlama sırasında yönetici e-posta adresini gizli kopyaya (Bcc) eklersiniz. Müşteriler, yöneticinin yazışmaları gördüğünü bilmez. Ayrıca, yöneticinin temsilciye ileti göndererek (ilgili destek talebi kapsamında) tavsiye vermesine olanak tanınır.
d) Müşteri, indirim talebinde bulunmak üzere iletişime geçer. Görüşmenin ilerleyişini takip edebilmesini ve gerektiğinde yazışmaya katılmasını sağlamak için, destek talebini oluşturma sırasında muhasebecisinin e-posta adresini kopyaya (Cc) ekler.
Temel işlevsellik
1) "Alıcı" alan adının sağında kopya eklemeye izin veren iki bağlantı bulunmaktadır: "Сс" ve "Bcc".
2) "Cc" adlı bağlantıyı tıkladığınızda "Kopya" alanı belirir ve "Cc" bağlantısı kaldırılır.
3) "Bcc" adlı bağlantıyı tıkladığınızda "Gizli kopya" alanı belirir ve "Bcc" bağlantısı kaldırılır.
4) Alana bir e-posta adresi eklemek için, adresin tamamını belirtmeniz ve farenin sağ tuşunu tıklamanız veya "Enter" tuşuna basmanız gerekir. Sonuç olarak, e-posta adresi bir tür etikete dönüştürülür (yukarıdaki ekran görüntülerine bakın).
5) Kopya alanlarına birden fazla e-posta adresi eklemek mümkündür. Sayılarında herhangi bir kısıtlama yoktur.
6) "Kaldır" bağlantısını tıklarsanız, alan kaldırılır ve "Сс"/"Bcс" bağlantısı yerine ("Alıcı" alan adının sağına) geri döner.
7) Temsilci standart kopyaya (Cc) bir e-posta adresi eklediğinde, yanıtı "Alıcı" alanındaki e-posta adresine (To) ve "Cc" alanındaki e-posta adresine gönderilir. Her iki alıcı da e-posta iletisinin iki adrese teslim edildiğini görür. Her biri yalnızca temsilciye veya temsilciye + diğer alıcıya yanıt gönderebilir.
8) Temsilci gizli kopyaya (Bcc) bir e-posta adresi eklediğinde, yanıtı "Alıcı" alanındaki e-posta adresine (To) ve "Bcc" alanındaki e-posta adresine gönderilir. Birincil alıcı (To) e-posta iletisinin yalnızca kendisine teslim edildiğini gördüğü için, yanıtını yalnızca temsilciye gönderebilir.
Bununla birlikte, gizli kopyadaki alıcı birincil alıcının kim olduğunu görür ve yanıtını hem yalnızca temsilciye hem de temsilciye + birincil alıcıya gönderebilir.
9) Kopyaya ve gizli kopyaya e-posta adresi ekleme özelliği, temsilci hesabındaki destek talebi oluşturma sayfasında da mevcuttur.
10) Kopyaya e-posta adresi ekleme özelliği ters yönde de çalışır. Müşteri bir destek talebi oluşturma sırasında/mevcut destek talebinde yeni bir yanıt gönderme sırasında standart kopyaya (Cc) bir e-posta adresi eklerse, söz konusu e-posta adresini otomatik olarak ilgili destek talebi sayfasındaki "Cc" alanına ekleriz. Böylece, bir sonraki temsilci yanıtının her iki adrese de gönderilmesi sağlanır.
Kullanışlı extra özellikler
11) "Alıcı", "Cc" ve "Bcc" alanlarındaki tüm değişiklikler "Etkinlik geçmişi" bloğunda kaydedilir.
12) Sistem, her destek talebindeki "Alıcı", "Kopya" ve "Gizli kopya" alanlarında belirtilen tüm e-posta adreslerini hatırlar. Bu, bir e-posta adresini bir alandan kaldırdıktan sonra onu kolayca tekrar belirtmenize yardımcı olur: gerekli alana tıklarsınız ve açılır listeden uygun e-posta adresini seçersiniz
13) E-posta adresi "Gizli kopya" alanında belirtilmiş bir alıcı, temsilciye + birincil alıcıya yanıt verdiğinde, iletisi sıradan bir yanıt olarak destek talebine eklenir. Yalnızca temsilciye yanıt verirse, iletisi, birincil alıcı tarafından görüntülenemeyen (hesabında destek talebindeki yazışmayı görüntülerken) bir not olarak destek talebine eklenir.
14) Gelen destek talepleri için türündeki kurallara "Kopya alıcı e-posta adresi (Cc)" koşulunu ekledik. Böylece, bir destek talebi alındığında kopyada belirli bir adresin (veya etki alanı adının) olup olmadığını kontrol edebilir ve gerekli eylemlerin otomatik olarak gerçekleştirilmesini sağlayabilirsiniz.
15) Kuralların koşulları karşıladığında kopyaya/gizli kopyaya adreslerin eklenmesini otomatikleştirmek için, "Kopya alıcı e-posta adresi ekle" ve "Gizli kopya alıcı e-posta adresi ekle" adlı iki yeni eylemden (tüm kural türlerinde mevcuttur) yararlanabilirsiniz.
