Deskie'de destek taleplerini silebilir veya spam olarak işaretleyebilir, ayrıca müşterileri ve şirketleri silebilir veya engelleyebilirsiniz. Bu tür eylemlerin işleyişini ve sonuçlarını tam olarak anlamazsanız, müşterilerden gelen önemli destek taleplerini kaçırabilir veya gerekli bilgileri kaybedebilirsiniz. Bu fonksiyonların nasıl çalıştığına açıklık getirelim.
Destek taleplerini silme veya spam olarak işaretleme
Bunu yapmanın birkaç yolu vardır:
1. Destek talepleri listesi üzerinden. İlgili destek talebinin onay kutusunu işaretleyin ve beliren menüden istediğiniz işlemi seçin. Bu şekilde bir veya daha fazla destek talebini çöp/spam kutusuna taşıyabilirsiniz.
2. Destek talebinin kendisinde, sol alt köşede bulunan "Ek seçenekler" menüsünden.
3. Klavye kısayollarını kullanarak:
D tuşu — çöp kutusuna taşıma;
X tuşu — spam olarak işaretleme.
Peki ya...
...destek talebini çöp kutusuna taşırsam?
Destek talebi "Çöp kutusu" adlı ayrı bir filtreye yerleştirilir. Bu işlemi yalnızca gerekli erişim seviyesine ve ek haklara sahip bir temsilci gerçekleştirebilir. Çöp kutusu ayrı bir filtre olduğundan, içeriğini her zaman filtreler paneli üzerinden inceleyebilirsiniz.
Çöp kutusunda 30 günden fazla kalan destek talepleri kalıcı olarak silinir. Belirli bir destek talebini çöp kutusundan manuel olarak kaldırabilirsiniz (silebilirsiniz). Çöp kutusunu tek tuşla boşaltma seçeneği bulunmamaktadır;
Çöp kutusu, genellikle gereksiz destek taleplerinin (test nitelikli e-postalar, üçüncü taraf hizmetlerin bildirimleri, kopyalar) taşındığı ve saklandığı yer olarak kullanır.
...destek talebini spam olarak işaretlersem?
Spam olarak işaretlenen destek talepleri de filtreler panelindeki ilgili standart filtre aracılığıyla bulunabilir.
Deskie hiçbir zaman destek taleplerini otomatikman spam olarak işaretlemez. Bu, yalnızca bu işlem için yeterli erişim seviyesine ve ek haklara sahip bir temsilci tarafından yapılabilir;
Bir destek talebi spam olarak işaretlendiğinde, müşteriden gelen/ileride gelecek diğer tüm destek talepleri de otomatik olarak spam filtresine taşınır. Müşterinin kendisi, "Engellenenler" listesine aktarılır;
Engellenen bir müşterinin Deskie'deki müşteri sayfasında, kendisinin destek taleplerinden biri spama taşındığında, onu kimin ve ne zaman engellediğine ilişkin bilgileri görüntüleriz.
Spam filtresindeki bir müşterinin tüm destek taleplerini kalıcı olarak silerseniz bile kendisinden gelen/ileride gelecek diğer tüm destek talepleri yine otomatik olarak spam filtresine taşınacaktır. Destek taleplerini spamdan "kaldırmak" için, ilgili müşteriyi "Engellenenler" listesinde bulmanız ve engellemesini kaldırmanız veya kendisini kalıcı olarak silmeniz gerekmektedir.
Temsilci hatalarını en aza indirmek için, "Spam olarak işaretle" eyleminin göz ardı edilmesi gereken belirli e-posta adreslerini, e-posta adresleri veya alan adları maskelerini belirterek bir "Beyaz liste" oluşturabilirsiniz. Daha fazla bilgi
Ortak parametrelere sahip bazı e-posta kaynaklı destek taleplerinin otomatik olarak spama taşınmasını istiyorsanız, otomasyon kurallarından yararlanın. Daha fazla bilgi
💡 Test veya gereksiz e-posta kaynaklı destek talepleri spam olarak işaretlenmemeli; bunun için çöp kutusu kullanılmalıdır. Spam filtresi, yalnızca gerçek spam olanlara karşı kullanılmalıdır.
Müşterileri silme
Müşteriler, temsilci hesabındaki "Müşteriler" bölümü üzerinden silinebilir veya engellenebilir. Bu işlemleri yalnızca gerekli erişim seviyesine ve ek haklara sahip bir temsilci gerçekleştirebilir.
Bir müşteriyi sildiğinizde, Deskie kendisinden gelen/ileride gelecek yeni destek taleplerini kabul etmeyi durduracaktır. Müşterinin destek taleplerini tekrar alabilmek için müşteriyi ya kalıcı olarak silmeniz (size tekrar yazarsa kendisi için yeni bir müşteri profili oluşturulacaktır) ya da geri yüklemeniz gerekmektedir.
Temsilci hesabında bulunan "Müşteriler" bölümündeki filtreler menüsünde "Silinenler" filtresini seçerek silinen müşterilerin listesini görüntüleyebilirsiniz.
Bir müşteriyi engellediğinizde, kendisinden gelen/ileride gelecek yeni destek talepleri otomatikman spama taşınır; eski (mevcut) destek talepleri genel destek talepleri listesinde görüntülenmeye devam eder. Aramadan yararlanarak veya temsilci hesabında bulunan "Müşteriler" bölümündeki filtreler menüsünde "Engellenenler" filtresini kullanarak istenen müşteriyi bulup engellemesini kaldırabilirsiniz.
Bir müşterinin göndermiş olduğu tüm destek taleplerini silmek için müşterinin kendisini kalıcı olarak silmeniz gerekmektedir:
Müşteri silinmiş vaziyette ise, onu temsilci hesabında yer alan "Müşteriler" bölümündeki filtreler menüsünde "Silinenler" filtresini kullanarak bulun, ilişkili olduğu onay kutusunu işaretleyin ve "Kalıcı olarak sil" seçeneğinden yararlanın;
Müşteri engellenmiş vaziyette ise, onu temsilci hesabında yer alan "Müşteriler" bölümündeki filtreler menüsünde "Engellenenler" filtresini kullanarak bulun, ilişkili olduğu onay kutusunu işaretleyin ve "Kalıcı olarak sil" seçeneğinden yararlanın;
Müşteri adına veya e-postasına göre arama yapmak için evrensel arama aracını kullanın. Bulunan müşteri engellenmiş vaziyette ise, arama sonuçlarında gri arka plana sahip olur; silinmiş vaziyette ise, arama sonuçlarında kırmızı arka plana sahip olur.
Bir müşteriyi kalıcı olarak silme girişiminde bulunduğunuzda, destek talepleri dahil kendisi ile ilişkili tüm verilerin silinmesi biraz zaman alacağından, verileri silme işlemine dair aşağıdaki bildirimler görüntülenir.
Şirketleri engelleme/silme
Bir şirket engellendiğinde/silindiğinde, şirket bünyesindeki tüm müşteriler de otomatikman engellenir/silinir. Ancak belirli bir müşterinin engellenmesi/silinmesi, şirketin Deskie'deki vaziyetini etkilemez.
Silme ve engelleme ek haklarını yapılandırma
Temsilcilerin destek taleplerini silme/ spama taşıma, müşterileri ve şirketleri silme/engelleme hakları, yönetici hesabı ("Ekip" bölümü — "Temsilciler" alt bölümü — bir temsilciyi düzenleme — "Ek haklar" bloğu) üzerinden yapılandırılır.
