Ayarları yapılandırmaya başlamadan önce, Deskie'de otomasyon kurallarının işleyişi ile ilgili genel ilkelerin ele alındığı makaleyi incelemenizi veya kuralların kullanımına ilişkin eğitici videomuzu izlemenizi öneririz.
Mesai saatleri dışında yazan müşterilere ne zaman yanıt alabileceklerini bildirmek için, çalışma saatlerini ifşa eden otomatik iletinin gönderilmesini ayarlayın:
Yapmanız gerekenler:
Çalışma saatlerini yapılandırın (yönetici hesabı - "Ekip" bölümü - "Çalışma saatleri" alt bölümü).
Yeni destek talepleri alındığında otomatik yanıtı gönderecek gelen destek talepleri için türünden bir kural oluşturun.
Mevcut destek taleplerinde yeni yanıtlar oluştuğunda otomatik yanıtı gönderecek güncellenen destek talepleri için türünden bir kural oluşturun.
Temsilci yanıtı eklendiğinde ilgili etiketi kaldıracak güncellenen destek talepleri için türünden bir kural oluşturun.
💡 İş akışınıza bağlı olarak, kurallardaki "Müşteriye ileti gönder" eyleminde, çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıtın "destek talebini oluşturana" mı yoksa "tüm alıcılara" (hem birincil alıcı hem de "Cc"/"Bcc" alanında belirtilen ikincil alıcılar) mı gönderileceğini seçin.
Yeni destek talebi alındığında otomatik yanıtı gönderecek gelen destek talepleri için türünden kural
"Açık" durumu, müşterinin size yazdığı anlamına gelir. Temsilci tarafından oluşturulan destek taleplerinde "beklemede" durumu ayarlanır ve böylece bu tür destek taleplerinde çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıtların eklenmesi önlenir.
Eklenen etiket, müşteri otomatik yanıtı aldıktan bir süre sonra başka bir ileti gönderdiğinde destek talebine aynı otomatik yanıtın yeniden gönderilmesini önler. Bu senaryoyu başka bir makalemizde daha ayrıntılı olarak ele almaktayız.
Mevcut destek talebinde yeni yanıt oluştuğunda otomatik yanıtı gönderecek güncellenen destek talepleri için türünden kural
Temsilci yanıtı verildiğinde "çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıt" etiketinin kaldırılmasını sağlayan güncellenen destek talepleri için türünden kural
Temsilci yanıtı verildiğinde "çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıt" etiketinin işgünü başında kaldırılmasını sağlayan cari destek talepleri için türünden kural
Hafta sonları veya mesai saatleri dışında temsilcileriniz zaman zaman (mümkün olduğunda) müşteri destek taleplerini yanıtlıyorsa, "çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıt" etiketini temsilci yanıtından hemen sonra kaldırmamanız daha mantıklı olacaktır. Aksi takdirde, müşteri bir süre sonra başka bir ileti gönderdiğinde çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıtı alır ve yazışma garip görünmeye başlar.
Bu senaryo için "çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıt" etiketinin işgünü başında kaldırılması daha iyidir. Böyle bir mantığın uygulanması için, temsilci yanıtı verildiğinde "çalışma dışı saatlerinin olduğunu bildiren otomatik yanıt" etiketinin kaldırılmasını sağlayan güncellenen destek talepleri için türünden bir kural değil, "Temsilci yanıtının eklendiğinden geçen saat sayısı — şundan daha az — 1 çalışma saati" koşulunu içeren cari destek talepleri için türünden bir kural oluşturun. Çalışma saatlerinin dikkate alındığından emin olmak son derece önemlidir.
